La necesidad del gobierno de datos en una empresa van apareciendo igual como van apareciendo los panne de un auto. Al principio no parecen gran problema, pero no es hasta que el auto se queda parado en medio de la carretera hasta que no tomamos acciones. Y aunque el panne pueden arreglarse con un poco de agua o cambio de aceite, el problema de gestión de datos es un problema que hay que trabajar desde su base.
Una buena estructura de datos permitirá más allá de una organización interna, ya que además permite un mejor reporte y análisis. Los datos en este caso se convierten en un manejo engorroso. Es difícil localizar la información y tampoco se les puede dar utilidad por lo poco fidedigno que son.
Cuando incorporamos una estrategia de gobierno de datos nos aseguramos que los datos de la empresa serán de calidad, y además, consistentes. El enfoque aquí es más operacional que estratégico ya que le brindará apoyo a diferentes departamentos de las empresas. Las malas noticias eso sí es que organizar una nueva (o buena) estrategia de gobierno de datos requiere tiempo y mucha paciencia. No obstante, la parte positiva es que una vez establecidos los estándares y normas permitirán que su mantención sea más fácil logrando crear una base sólida para la empresa.
Ahora para ayudarte a comenzar, te dejamos algunos datos sobre como tomar las decisiones correctas y lanzarte de lleno al mundo del gobierno de datos (Y sin quedarte en panne a medio camino)
#Dato 1: Encontrar el lugar en el mapa
Como el gobierno de datos apoyará múltiples áreas y procesos relacionadas con los datos, es importante que la estrategia se enfoque en como apoyar las áreas más importantes para la empresa. Mapear el uso de los datos permitirá crear una estructura que genere valor para los departamentos y servicios que usarán la data maestra.
Aquí el mejor consejo es comenzar de a poco y con las áreas más delicadas para diseñar una estrategia que permita recabar información. Algunas áreas (que quizás no sepas) por las que podrías comenzar son: Estándares y políticas de la empresa, creación de contenidos, seguridad y privacidad de datos, integración de datos, almacenamiento de datos y business intelligence (BI), datos maestros, documentos y contenido.
#Dato 2: Contenedores de información
Aquí hay equipos que los aman, y otros que los detestan, pero sin duda que los contenedores o fuentes de información son aliados al final del día. Aquí de lo que hablamos es de los tan famosos PIM, MDM o ERP por ejemplo, que canalizan la información de toda la empresa permitiendo su análisis individual para cada área de la empresa. No obstante como fuentes de información estas requieren que la calidad de la información sea excelente o superior. Cuando esta se encuentra sucia o desordenada hace que procesos que podrían ser automatizados, se ralenticen.
Si bien contar con una maestra de datos es muy útil, la gestión de la información se recomienda que se trabaje sólo por un equipo, y no todos en su conjunto. ¿Por qué? Porque es posible mantener toda la información en un sólo lugar gracias al gobierno de datos, pero hay que enfocar los esfuerzos en ejecutar una estructura impecable y un llenado de la información que permita mantener las estructuras. En conclusión, un fuente de información centralizada siempre ahorrará tiempo en su gestión, pero es fundamental que la maestra de datos que llegue a ella esté actualizada, integrada y siempre siempre, muy cuidada.
#Dato 3: Dirty Data
Cuando acumulamos datos por mucho tiempo, sin un debido control, comienzan a haber problemas de organización, esto es debido a la data sucia. Cuando trabajamos el gobierno de datos hay que tener en cuenta la calidad de estos. Y como muchas veces hemos explicado en estas entradas, es fundamental tener en cuenta que será necesario generar una estructura, rellenar con la información que ya existe, limpiándola en caso de que sea necesario y además, completar toda la información que falte.
También es fundamental que cuando repoblamos datos se use siempre un mismo lenguaje, ya que una vez terminado el proceso hay que lograr que no existan errores de comprensión. Por esto, los equipos suelen definir glosarios y normas para el manejo de estos logrando así la uniformidad en las maestras de datos que nutrirán los contenedores de información.
Dato #4: Equipo de gobierno de datos
Muchas empresas creen que las herramientas digitales van a resolverlo todo, y aunque ayudan muchísimo, son muy productivas cuando tienen el material para correr como esperamos. Es por esto que la tecnología apoya mucho a los equipos de creación de contenido, pero sin ellos, los sistemas no logran su máximo rendimiento ya que la información que los nutre no está adaptada para estos.
Es fundamental contar con un equipo interno experto en la mantención de las maestras de datos, siguiendo las reglas internas ya definidas, y además en la creación de nuevo contenido, siguiendo siempre la misma estructura y completitud. Estos equipos logran la expertis necesaria para darle la forma que aportará a los equipos internos, logrando los objetivos operacionales y estratégicos, consiguiendo la comunicación entre los equipos.
Dato #5: Entrenador técnico
Todos hemos visto en los deportes lo fundamental que es un líder que hace posible llevar a cabo la estrategia, logrando objetivos. Aquí es lo mismo. El gobierno de datos además de un equipo, requiere de un líder que hará que su escuadrón se mantenga estable, priorizando siempre las tareas más importantes.
Este entrenador técnico se va a asegurar que la estrategia de gobierno de datos se aplique correctamente, que cada parte implicada cumpla con sus responsabilidades, haciendo que los departamentos colaboren entre sí consiguiendo como objetivo final una estructura de datos de calidad.
Dato #6: La historia sin fin
El secreto mejor guardado del gobierno de datos es que es una historia sin fin. Igual que cuando compramos una casa y pensamos que estará perfecta para siempre, sabemos que cada tanto una llave, el piso o la cocina necesitarán una mantención o incluso un makeover total. El gobierno de datos es un proceso sin fin. No se trata solamente de limpiar la dirty data y escribir datos nuevos, es fundamental organizar la información nueva que vamos recabando y ajustarla a los parámetros de la empresa.
El gobierno de datos siempre será necesario y hay que considerarlo como una tarea básica de la empresa, más que como un proyecto temporal. Esto supone que el equipo de gobierno de datos revisará los objetivos de manera regular y establecerá protocolos de intercambio de información entre los departamentos.
Dato #7: No podemos inventar la rueda
Aunque suene un poco escabroso un trabajo sin fin (y pueda asustar a cualquier gerencia) e incluso se suponga un trabajo duro al principio. Si es posible que tras un correcto manejo, estructuración y control, el gobierno de datos se convierta en una tarea sencilla. Es fundamental empezar de a poco, quizás, hasta que haya un conocimiento que permita trabajar de manera más extensa.
Ahora, de cara a la creación de una estrategia de gobierno de datos no hay que creer que es una locura. Se pueden utilizar herramientas, procesos y buenas prácticas digitales ya probadas y disponibles para tomarlas como fuentes de inspiración y comenzar a trabajar.
En resumen, cuando quieres emprender una estrategia de gobierno de datos hay que poner en marcha recursos más justos, para ir ampliándose cuando vas ganando conocimiento. Centrarse en lo más importante primero va a permitir que la calidad y eficiencia de las bases de datos sea tal cual lo requiere la empresa. Si el problema recae en la creación de la estructura de tus datos maestros o la información de producto para nutrir tus sistemas de gestión, no dudes en escribirnos a sales@brandnlabel.com y te aconsejaremos en cómo crear tu gobierno de datos.
